業務改善が進まない要因
2015年11月18日 / 組織開発・人材開発
業務改善は、思うように進まないことがあります。
お手伝いをしていて、感じることをいくつか記載します。
◆何のための改善か、分からなくなる
業務改善はリスクマネジメントのため? 効率化のため? 品質向上のため?
目的が不明確だと意見の視点が異なり、改善策がまとまらない場合があります。
また、話し合っている内に目的がぶれてしまい、意見の収拾がつかなくなることもあります。
『上司は、改善の目的を明確にし、ぶれないようにする』ことが大事だと思います。
◆業務が減らない
改善案には、順番を変える、定型化する、方法を変える、業務を削る、など様々あります。
そのなかで、「業務を削る」という案を出すことは、担当者にしてみると難しいことです。
やり方が変わる、社内外のお客さまに迷惑がかかる、などの不安や懸念があるからだと思います。
『上司は、その業務を削れないか、積極的に意見する』ことが大事だと思います。
業務を削るのは、上司の仕事だと思うくらいの意識があると良いのかもしれません。
(もちろん、その業務内容を把握したうえでのことですが)
◆改善策が実現しない
策は出たが、先伸ばし。日常業務が忙しく、なかなか業務改善に取り組めない。
改善後も、改善前のままで仕事をしている人がいる。
『上司は、取り組み姿勢(=本気度)を見せる』ことが大事だと思います。
全員が集まっている場で上司からしっかりと説明する。(本気度を示す)
いつまでに、誰が、どのように改善していくのかを決める。(PDCAを回す)
などの働きかけがあると良いと思います。
業務改善は上司の関与がとても重要であると感じます。